Política de Protección y Tratamiento de Datos

1. Responsable del Tratamiento

La Cooperativa Coognity, en adelante "Coognity", es responsable del tratamiento de los datos personales que se recopilan a través de este sitio web. Coognity, identificada con NIT 901723769-6, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de la República de Colombia y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, establece la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales la cual aplica a todos los asociados, empleados, contratistas, clientes, proveedores y usuarios de la Cooperativa. Coognity como Responsable del Tratamiento de los datos personales garantiza la confidencialidad, seguridad y adecuado uso de los mismos, directamente o a través de Encargados que actúen bajo sus instrucciones.

2. Aceptación de la política de tratamiento de datos

El Titular manifiesta que conoce y acepta esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales al suministrar voluntariamente sus datos a Coognity por cualquier medio o canal dispuesto, o al adquirir o utilizar sus servicios, celebrar contratos o establecer cualquier tipo de relación jurídica, comercial o laboral. En caso de finalidades opcionales como mercadeo o envío de información comercial, la aceptación se realizará mediante autorización independiente, expresa e informada.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, su reglamentación y demás normas que la modifiquen:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita que informa al Titular sobre la existencia de esta Política, las finalidades del Tratamiento y la forma de acceder a ella.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales, sea en formato físico o electrónico.
  • Dato Personal: Información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
  • Dato Público: Información considerada como tal por la ley o la Constitución, como el estado civil, la profesión u oficio, o la condición de comerciante o servidor público.
  • Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el Tratamiento de datos personales.
  • Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: Envío de datos personales a otro Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera del país, para que realice un tratamiento por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Toda operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios

La Cooperativa aplicará los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: confidencialidad, seguridad, legalidad, finalidad, acceso, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida.

5. Finalidad del Tratamiento

Los datos que recopilamos a través de nuestros formularios de contacto, solicitud de demo, y descarga de guías, serán utilizados para las siguientes finalidades:

  • Gestionar su solicitud y contactarle para proporcionar la información o el servicio requerido.
  • Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros productos y servicios, siempre que contemos con su consentimiento explícito.
  • Realizar análisis estadísticos y de mejora de nuestros servicios.

Finalidades contractuales y legales: cumplir con el objeto social y las obligaciones derivadas de contratos, convenios o relaciones comerciales; gestionar la vinculación de asociados, empleados, contratistas, clientes y proveedores; cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, laborales y de seguridad social y atender requerimientos de autoridades competentes.

Tratamiento de datos de menores de edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes solo se realizará cuando: responda y respete el interés superior del menor, se cuente con autorización previa, expresa e informada del representante legal, se traten datos de naturaleza pública o requeridos para actividades legítimas de la Cooperativa.

Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos que administra la Cooperativa en virtud de esta política y en las que se registran datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en el que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite la supresión por el interesado y siempre que exista un deber legal o contractual de conservar la información.

Transferencia y transmisión internacional de datos

Cuando se realicen transferencias o transmisiones de datos personales a otros países, la Cooperativa garantizará que el receptor cumpla con un nivel adecuado de protección conforme a la Ley 1581 y disposiciones reglamentarias.

6. Derechos de los titulares

El Titular de los datos personales tiene, de acuerdo con la ley 1581 de 2012, los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar su Información y Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a su Información y Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de la Economía Solidaria o, cuando aplique, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder a su Información y Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

  • Consultas

Respuesta en un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar los 5 días hábiles adicionales.

Reclamos

Respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar los 8 días hábiles adicionales.

  • Requisitos de la solicitud:
    • Nombre e identificación del Titular.
    • Descripción clara de la consulta o reclamo.
    • Datos de contacto.
    • Documentos que soporten la solicitud (opcional).
    • Las solicitudes se recibirán en el correo: infocoognity@gmail.com

8. Modificaciones a la política

Cualquier cambio sustancial a esta política será informado a los Titulares a través de los medios habituales de contacto antes de su implementación. La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efecto las versiones anteriores. La última revisión publicada es del 2 de julio de 2025.